องค์ความรู้ คือ ข้อมูล (Data) หรือข่าวสาร (Information) ที่สามารถอธิบายความได้ มีความสัมพันธ์กับปัญหา สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงประเด็น

ภาพความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล ข่าวสารและองค์ความรู้

สามารถจำแนกประเภทขององค์ความรู้ ได้ดังนี้

1. Base knowledge คือ องค์ความรู้พื้นฐานขององค์กร ซึ่งทุกองค์กรจะต้องมี จัดเป็นองค์ความรู้ที่มี

ความสำคัญ ใช้ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และใช้วางแผนระยะสั้นขององค์กร

2. Trivial knowledge คือ องค์ความรู้ทั่วไปขององค์กร เก็บรวบรวมไว้ในองค์กรแต่ไม่ได้ใช้ในการตัดสินใจกับงานหลักหรือภารกิจหลักขององค์กร

3. Explicit knowledge คือ องค์ความรู้ที่มีโครงสร้างชัดเจน สามารถเขียนบรรยายได้อย่างชัดเจนในรูปแบบของกระดาษ (Paper) หรือรายงาน (Report) ซึ่ง Explicit Knowledge อาจได้มาจากวัตถุประสงค์หลักในการดำเนินงานขององค์กร ข้อมูลที่ว่าด้วยหลักเหตุผลต่าง ๆ หรือข้อมูลด้านเทคนิค ซึ่งองค์ความรู้เหล่านี้สามารถเก็บรวบรวมได้ง่าย ๆ จากแหล่งเอกสารในองค์กร สามารถถ่ายทอดให้กับคนอื่นได้ง่ายอาจจะโดยวิธีการสอนหรือการเรียนรู้

4. Tacit knowledge คือ องค์ความรู้ที่ไม่มีโครงสร้าง ไม่สามารถบรรยายหรือเก็บรวบรวมได้จากแหล่งเอกสาร เป็นความรู้ที่สั่งสมมาจากประสบการณ์ที่เคยพบเจอกับปัญหาต่าง ๆ อาจจะเป็นสัญชาตญาณ และความชำนาญเฉพาะด้านของบุคคล ซึ่งปัจจุบันองค์ความรู้ประเภทนี้ กำลังถูกพัฒนาให้มีการจัดเก็บ เพราะเป็นความรู้ที่นอกเหนือจากมีอยู่ในรูปแบบของ Explicit knowledge

           Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่อยู่ในใจ เรียนรู้ได้จากประสบการณ์ ยากที่จะเขียนออกมาเป็นรูป

ของเอกสาร ยากต่อการถ่ายทอด ยากในการสอนและยากในการเรียนรู้ และองค์ความรู้ชนิดนี้ยังหมายความไปถึงการบอกเล่าของบุคคลอีกด้วย

องค์กรแห่งการเรียนรู้และความทรงจำองค์กร (Organizational Learning and Organizational Memory)

           สิ่งที่ประกอบกันเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และความทรงจำองค์กรนั้น มาจากหลายองค์ประกอบ ดังนี้

1. ความทรงจำกลุ่ม (Group memory) เป็นความทรงจำของกลุ่มเกี่ยวกับกิจกรรมการดำเนินงานในอดีตที่ผ่านมาของแต่ละแผนก แต่ละกลุ่ม แต่ละฝ่ายงาน ซึ่งกลุ่มจะจดจำประสบการณ์ เพื่อนำมาปรับใช้กับการแก้ปัญหาในปัจจุบันและสำหรับวางแผนงานของกลุ่มในอนาคต

2. การเรียนรู้ (Learning) เป็นการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลาของบุคคล หรือหน่วยงานในองค์กร โดยไม่ยอมหยุดนิ่ง เพื่อเป็นการพัฒนาความรู้ของตนเอง การเรียนรู้นั้นสามารถเรียนรู้ได้จากทั้งภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งการเรียนรู้จากแหล่งภายนอก อาจได้จากการฝึกอบรม สัมมนา การเรียนรู้จากคู่แข่งธุรกิจ การเรียนรู้จากการโต้ตอบสื่อสารระหว่างบุคคล อาจเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลหรือระหว่างองค์กร

3. องค์กรแห่งการเรียนรู้ (The learning organization) เป็นการเรียนรู้การทำงานต่าง ๆ ขององค์กร จากประสบการณ์ในอดีต เพื่อให้เห็นข้อบกพร่อง สิ่งใดที่องค์กรเคยตัดสินใจได้ดีหรือเคยตัดสินใจผิดพลาดและล้มเหลว ก็จะนำประสบการณ์ในอดีตที่ผ่านมานั้นมาปรับปรุงแก้ไขปัญหาในงานประจำวันให้ดียิ่งขึ้น (เป็นการเรียนรู้จากอดีต เพื่อปรับปรุงปัจจุบันและอนาคต) การเรียนรู้ระดับองค์กรควรต้องมีการเรียนรู้อยู่ตลอดเวลา และต่อเนื่องเพราะเมื่อใดที่องค์หยุดพัฒนาตนเอง หยุดการเรียนรู้ ก็อาจจะหมายถึงการหยุดหายใจ หรือหยุดอนาคตขององค์กรนั้นด้วย

4. ความทรงจำองค์กร (Organizational memory) เป็นการบันทึกหรือการจดจำข้อมูลหรือเรื่องราวต่าง ๆ ขององค์กรเพื่อใช้เป็นองค์ความรู้ และนำมาปรับใช้กับการทำงาน ซึ่งความทรงจำขององค์กรอาจมาจาก

     4.1 Individual well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับบุคคล เป็นข่าวสารหรือรายงานส่วนบุคคล

     4.2 Information well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับข่าวสารในองค์กร ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น รายงาน MIS ต่าง ๆ

     4.3 Culture well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับวัฒนธรรม ทั้งวัฒนธรรมที่ชัดเจนและไม่ชัดเจน

     4.4 Transformation well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับการเปลี่ยนรูปข่าวสาร ที่ใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ

     4.5 Structural well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร ทั้งแบบ formal และ informal

     4.6 Ecology well : เป็นความทรงจำเกี่ยวกับสังคมและสิ่งแวดล้อม หรือโครงสร้างด้านกายภาพขององค์กร

5. การเรียนรู้ขององค์กร (Organizational learning) เป็นการที่องค์กรนั้นมีการพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลาและต่อเนื่อง เพื่อให้ได้ความรู้ใหม่ ๆ มาปรับใช้กับการทำงานและแก้ปัญหา เพื่อความอยู่รอดในสภาวทางธุรกิจที่มีการแข่งขันรุนแรง ซึงอาจเรียนรู้จาก

     5.1 Knowledge source : เรียนรู้ถึงแหล่งขององค์ความรู้ ซึ่งมาจากหลายแหล่งภายในและภายนอกองค์กร หรือจากสื่อและเทคโนโลยีต่าง ๆ หรือแม้แต่ความรู้จากตัวบุคคล

     5.2 Product-process focus : เรียนรู้จากกระบวนการในการผลิตสินค้าและผลิตภัณฑ์ แล้วนำไปปรับใช้ในกระบวนการทำงาน

     5.3 Documentation mode : เรียนรู้จากเอกสาร ทั้งแฟ้มเอกสารและข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล หรือความรู้ที่เก็บอยู่ในระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) รายงานการประชุม เอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

     5.4 Dissemination mode : เรียนรู้วิธีการเผยแพร่และกระจายข่าวสาร ซึ่งการแจ้งข่าวสารอาจอยู่ในทิศทางแบบบนลงล่าง (Top-Down)

     5.5 Learning focus : เรียนรู้มาตรฐานการเรียนรู้ โดยอาจจะสร้างกฎหรือกำหนดวิธีในการเรียนรู้เพื่อให้ได้มาตรฐานขึ้นมา

     5.6 Value chain focus : เรียนรู้เกี่ยวกับห่วงโซ่คุณค่า (Value Chain) ซึ่งวิธีการสำหรับเพิ่มมูลค่าให้กับห่วงโซ่การผลิต หรือวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

     5.7 Skill development focus : เรียนรู้เกี่ยวกับเอกสารพิเศษ อาจจะเป็นทักษะหรือความชำนาญ หรือการฝึกอบรมเฉพาะบุคคล หรือการอบรมกลุ่ม เป็นต้น

6. วัฒนธรรมองค์กร (Organizational culture) เป็นสิ่งที่ถือปฏิบัติสืบต่อกันมายาวนานภายในองค์กรทั้งวัฒนธรรมที่เกิดขึ้นจากกฎข้อบังคับขององค์กร และที่เกิดจากการไม่มีข้อบังคับ เป็นธรรมเนียมในการปฏิบัติงานหรือการวางตน ซึ่งพนักงานใหม่สามารถเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรได้จากแนวทางการปฏิบัติตัวของพนักงานรุ่นพี่ วัฒนธรรมองค์กรเป็นองค์ความรู้แหล่งสำคัญ การศึกษาถึงวัฒนธรรมภายในองค์กรจะทำ ให้ทราบว่า “ทำไมคนในองค์กรจึงไม่แบ่งบัน (Share) ความรู้ซึ่งกันและกัน (Why don’t people share knowledge?)” ซึ่งปัญหานี้ถือเป็นปัญหาใหญ่ที่ผู้บริหารจะต้องแก้ไข ทำให้บุคคลในองค์กรรู้จักการแบ่งบันความรู้ระหว่างกัน

การจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management: KM) การจัดการองค์ความรู้ เป็นกระบวนการในการล้วงเอาความจริงภายในองค์กรออกมา จากนั้นทำการเปลี่ยนรูป และเผยแพร่องค์ความรู้นั้นผ่านทางหน่ายงานต่าง ๆ ขององค์กร ดังนั้นองค์กรสามารถใช้องค์ความรู้ร่วมกันได้ ซึ่งเมื่อนำองค์ความไปใช้งานแล้ว องค์ความรู้นั้นจะไม่หมดสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีก องค์ความรู้จะช่วยทำให้องค์กรสามารถค้นหา คัดเลือก จัดการ เผยแพร่ และส่งมอบข่าวสารและความเชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญได้

การจัดการกับองค์ความรู้นั้น จะทำการเปลี่ยนรูปข้อมูลและข่าวสารให้อยู่ในรูปขององค์ความรู้ที่สามารถนำไปใช้ปฏิบัติการในการแก้ไขปัญหาได้ และต้องสามารถใช้ได้ผลกับทุก ๆ หน่วยงาน และกับทุก ๆ คน ภายในองค์กร

การเชื่อมโยงองค์ความรู้แบบ Explicit Knowledge และ Tacit Knowledge องค์กรสามารถสร้างแกนกลางในการจัดเก็บองค์ความรู้ ซึ่งสามารถเชื่อมโยงระหว่างองค์ความรู้แบบมีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อรวมเป็นแหล่งองค์ความรู้ทั้งหมดขององค์กร

ในขณะที่เราอยู่ในกระบวนการแปลงองค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge) ให้เป็น องค์ความรู้ที่มีโครงสร้าง (Explicit Knowledge) นั้น ระหว่างนั้นก็จะเป็นการสร้างองค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้างขึ้นมาใหม่อีกด้วย (generate new tacit knowledge) จากรูปอธิบายความสัมพันธ์ ได้ดังนี้

รูป Core Competency is Linked to Explicit and Tacit Knowledge

1. องค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge) คือ องค์ความที่ไม่มีรูปแบบชัดเจน หาไม่ได้ตามตำรา เช่น ประสบการณ์และความชำนาญเฉพาะบุคคล จากรูปเป็นกระบวนการในการเปลี่ยนความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge) ให้เป็นความรู้แบบมีโครงสร้าง (Explicit Knowledge) เพื่อให้ความรู้นั้นสามารถอธิบายความได้อย่างชัดเจน เมื่อ Tacit Knowledge ที่ถูกนำไปจัดเก็บไว้ในแกนกลางขององค์กร (Core Competencies of the Organization) ความรู้นั้นจะประกอบด้วย ความชำนาญ สิ่งต่าง ๆ ที่รับรู้และอธิบายได้ด้วยเหตุผล แนวคิด วัฒนธรรมองค์กร และสิ่งที่มีคุณค่าต่างๆ

2. องค์ความรู้แบบมีโครงสร้าง (Explicit Knowledge) คือ องค์ความรู้ที่สามารถเขียนอธิบายได้ชัดเจน เช่น รายงาน จากรูปจะนำความรู้ที่ชัดเจนนี้ ไปใช้แก้ปัญหา กำหนดนโยบาย กำหนดกลยุทธ์ ใช้ในการตัดสินใจ จัดทำเอกสารสิทธิ์ และใช้จัดการกับระบบสารสนเทศ สามารถเขียนความรู้นั้นออกมาในรูปของกระดาษ (Paper) และนำไปเก็บไว้ที่แกนกลางองค์ความรู้ขององค์กร (Core Competencies of the Organization)

3. แกนกลางองค์ความรู้ขององค์กร (Core Competencies of the Organization) คือแหล่งในการจัดเก็บความสามารถขององค์กร เป็นศูนย์กลางความรู้สำหรับการบริหารงานและความสามารถที่แท้จริงขององค์กร

จากที่กล่าวมา สามารถสรุปเกี่ยวกับการจัดการองค์ความรู้ ได้ว่า การจัดการองค์ความรู้เป็นวิธีการที่เก่าแก่และมีมานานแล้วตั้งแต่สมัยโบราณ ในการจัดการองค์ความรู้นั้นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายและทุกระดับขององค์กร เราสามารถปฏิวัติและเปลี่ยนแปลงองค์กร ด้วยการให้ความร่วมมือ และพัฒนาการจัดการองค์ความรู้ และองค์ความรู้ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กร องค์ความรู้นี้จะสามารถส่งมอบแนวทางสำหรับการแก้ปัญหาที่เหมาะสม กับทุก ๆ คนในองค์กร และใช้ได้โดยไม่จำกัดสถานที่

การจัดการองค์ความรู้ เป็นการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารที่เป็นองค์ความรู้ในการใช้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ขององค์กร รวบรวมไว้ในคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เกิดการถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง เพื่อใช้แก้ปัญหาในการปฏิบัติงาน ซึ่งองค์ความรู้ถือได้ว่าเป็นทรัพย์สินทางปัญญา เมื่อจะเก็บแล้วจะต้องมีการถ่ายทอดและเผยแพร่ เพื่อให้เกิดการนำไปใช้ประโยชน์ ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานต่อองค์กรให้มากที่สุด องค์ความจะเก็บรวบรวมได้จากผู้เชี่ยวชาญ หรือกลุ่มคนพิเศษ ประสบการณ์ หรือความทรงจำขององค์กร หรืออาจมาจากวัฒนธรรมองค์กร (Organizational Culture) ดังนั้นจึงควรมีระบบจัดการองค์ความรู้ เพื่อพร้อมใช้งานอยู่เสมอ